Руководитель административного отдела
Отправьте резюме
Выберите файл

Руководитель административного отдела

Уровень зарплаты от 40 000 руб.

Город  Москва, Бауманская

Требуемый опыт работы  3–6 лет

Обязанности:

  • Административная и информационно-аналитическая поддержка, планирование рабочего дня генерального директора, протоколирование (при необходимости);
  • Функции секретаря Совета Директоров компании:

— Организационное, документальное и техническое обеспечение подготовки и проведения заседаний

— Обеспечение документооборота Совета Директоров, формирование повестки, оформление и хранение протоколов заседан

— Контроль за исполнением решений Совета Директоров.

 

  • Управление арендными отношениями, контроль исполнения договоров аренды и обслуживания офиса, взаимодействие с арендодателем.
  • Оптимизация и контроль работы секретарей reception, офис-менеджера, менеджера по транспорту и личных водителей генерального директора;
  • Финансовое планирование, формирование бюджета Администрации (АХО, тревел, автопарк, аренда офиса, курьерские услуги, представительские расходы, информационные услуги, уборка), и контроль за его исполнением, постоянная работа над оптимизацией расходов и снижением затрат;
  • Ведение переговоров, проведение тендеров и заключение договоров с подрядчиками и провайдерами услуг (travel, курьерская служба, служба такси, клининг, закупка мебели, связь), анализ и необходимая корректировка условий работы;
  • Организация полноценного использования системы электронного документооборота (на базе 1С СЭД) для территориально распределенной структуры Общества (регистрация, учет движения, хранение входящей и исходящей документации, согласование внутренней документации, архив);
  • Участие в регламентации и оптимизации бизнес-процессов, направленных на поддержку бизнеса;
  • Отслеживание сроков исполнения поручений и решений по входящей и внутренней документации;
  • Формирование в 1С заявок на оплату, контроль их своевременного согласования и исполнения финансовой службой;
  • Организация командировок генерального директора и ключевых сотрудников офиса (составление маршрутов, бронирование билетов, отелей, получение виз), подготовка авансовых отчетов;
  • Контроль выполнения поручений генерального директора и каскадирование задач сотрудникам по поручению руководителя;
  • Деловая переписка и подготовка презентаций на русском и английском языках, письменные переводы коммерческой тематики;
  • Первичная экспертиза, подготовка, перевод (при необходимости) и визирование договоров перед их подписанием генеральным директором;
  • Организация и проведение корпоративных мероприятий, тимбилдингов, выездных семинаров и конференций (как самостоятельно, так и с привлечением агентств);

Требования:

Высшее профессиональное образование;

Обязателен опыт работы на аналогичной должности не менее 3-х лет;

Желателен опыт работы в строительных организациях;

Уверенный пользователь ПК, MS Office: Excel, Outlook;

Практический опыт работы в 1С;

Коммуникабельность, энергичность, жизнерадостность, уважение к окружающим, любознательность, открытость ко всему новому.

Условия:

Возможность расти и развиваться в крупной стабильной компании, в команде профессионалов;

Уровень заработной платы обсуждается на собеседовании с успешным кандидатом;

Полный социальный пакет, предусмотренный законодательством (отпуска, больничные оплачиваются — 28 дней);

График работы: 5/2, c 9.00 до 18.00;